「BCP」や「BCP策定」という言葉を耳にしたことはありますか。

じつは、大型地震や台風、新型コロナウイルス感染症の蔓延などによって、BCPの必要性は高まっているのです。

今回は「そもそもBCPってなんなの？」「聞いたことはあるが、くわしくはわからない」という方に向けて、BCPの概要や災害対策との関係について要点を解説していきます。

BCP（Business Continuity Plan）とは、地震や台風などの自然災害やパンデミックなどの緊急事態時に、被害を最小限にとどめ、企業活動をその後も中長期的に継続していくために準備する計画のことです。「事業継続計画」とも呼ばれます。

具体的には、緊急事態時に備えた損害を最小限にとどめる施策や、損害を受けた場合の早期復旧、またはそれに伴うオペレーションなどの計画を文書化したものです。

BCPは緊急事態の際に発動するもので、「BCM(事業継続マネジメント)」の一種です。BCPを適切に運用・マネジメントするためには、計画として文書化するだけでは、実際に緊急事態が起きた際に対応できません。いざというときに計画倒れにならないためにも、BCPを想定した教育や訓練を日頃から行っておくことが理想です。

BCPは、災害に備えるために存在する点では「防災」と同じです。しかし防災は被害を防ぐ具体的な対策であるのに対しり、BCPは事業継続のために書面化された計画です。したがって両者は目的がやや異なります。

なお、BCPの中には防災が含まれており、それを運用/マネジメントすることがBCMなので、「BCM＞BCP＞防災」と表せます。

BCPが必要なのは企業で働く従業員だけではありません。企業に出資する株主、そして企業が間接的に支えている社会を守るためにも、BCPは必要なのです。その理由を説明します。

イレギュラーなことに1秒でも速く対応する

想定していないことが起こったときに、企業が対応できずに倒産してしまうケースは少なくありません。新型コロナウイルス感染症のパンデミックでは、中小企業だけでなく有名大手企業の倒産も続いています。

自然災害や火災などの緊急事態がいつ起きるか予想することは、科学が発展した現代においても難しいことです。事前に対策が取られていなければ、資金力のない中小企業はもちろん、大企業でさえ倒産に追い込まれる危険性があります。

また全国に展開している大企業であれば、さまざまな地域で失業者が発生し、広範囲に悪影響をおよぼすおそれもあるでしょう。

このような非常事態に対応するためにあるのがBCPです。災害が起きる前からBCPを準備し、全従業員にオペレーションとして落とし込んでおくことで、想定していないことが起こったときの被害を抑制できます。

また、中核事業の維持や事業の早期復旧に向けて1秒でも速く対応することも可能です。ひいては顧客や従業員の信頼獲得や、企業価値の維持・向上につながります。

災害大国である日本において、BCPは企業の存続を左右する重要な施策なのです。

従業員・株主を守る

災害などによって企業が倒産すると、従業員の雇用が失われたり株価が0になったりするなど、多くの経済的ダメージが発生します。

経営者がダメージを被ることはもちろんですが、従業員にも養うべき家族がいる場合もありますから、さらなる被害拡大にもなりかねません。

また、従業員の家族が顧客であったり顧客となる可能性があったりすれば、機会損失にもつながります。

緊急事態が起こったときに、いち早く事業の継続を図り、従業員や株主を守るためにもBCPは必要でなのす。

社会に損失を与えないために必要

災害などで企業が倒産すると、国や自治体に損失を与えるおそれがあります。「自治体の税収が大幅に減少した」「国や自治体の技術開発をストップさせてしまう」などがその例です。

すべての企業がBCMを行い、緊急事態でも倒産しないよう準備することで、企業同士の支え合いにもつながり、共倒れを防止できます。

また、緊急時に被害の大きい企業や企業周辺の地域住民を、被害の少ない企業が援助するといったケースも見られます。企業がこのような行動を取れば、社会的損失を軽減させるだけではなく、自社の企業価値を高めることにもつながるのです。

BCPは災害が起こる前に作成しておくことが大切です。実際にどのように策定していくのか、具体的な方法をご紹介します。

まずは事前対策の計画を

そもそもBCPは緊急時に発動するものです。極端な話、BCPを発動させないに越したことはありません。そのためBCPを発動させなくても済むように、まずは事前対策に関する計画を立てましょう。

緊急時は迅速に事業復旧をする必要がありますので、まず目標復旧時間を設定します。復旧時間内に実行すべき事前対策は、「ソフトウェア対策」と「ハードウェア対策」です。

ソフトウェア対策には、避難計画の作成や従業員連絡リストの作成、防災に関する従業員教育、ハザードマップの調査などがあります。

一方ハードウェア対策としては、建物の耐震化、什器の固定、防災用具の購入などが挙げられます。

本格的なハードウェア対策には巨額の資金が必要です。予算確保が難しい場合は、「今年はこの部分、来年はあの部分」というように長期的な計画を立てましょう。

防災における「ソフト対策」「ハード対策」について

事前対策は「人的資源」「物的資源」「事業継続」の3つ

ソフトウェア対策とハードウェア対策の対象は、「人的資源」「物的資源」「事業継続」の3つに分類できます。

「人的資源」の対策で検討すべきは、「避難場所や避難経路などを記した避難計画の作成」「電気ガス水道といったライフラインの代替手段の確認」「非常時における従業員の安否確認方法」などです。

「物的資源」への対策では、「情報のコピーやバックアップ」「外壁や屋根、屋根裏の穴のコーキングや絶縁」「災害用具リストに記載のある全アイテムの確保」「消化器と火災報知器の設置」などを検討します。また、1カ月分程度の事業運転資金に相当する額のキャッシュフローの確保、融資制度の把握も含めるといいでしょう。

「事業継続」への対策では、「継続が必要となる事業の把握」「重要顧客や契約者、供給者と連絡を取るためのリストの作成」「緊急時の地域貢献活動についての検討」「緊急事態に管理職代行を担う社員の育成」などを確認しましょう。緊急事態のなか、指示系統をいかに確立するかも重要です。ハードウェア、ソフトウェアの両面から対策を行ってください。

BCMとの照らし合わせ

BCPはあくまでBCMの一種です。そのためBCMと上手く噛み合うかチェックすることも大切です。BPCを作って終わりではなく、成熟度を上げていく必要があります。

その方法の一つが「机上訓練」です。机上訓練とは参加者が一室に集まってシミュレーションを行います。検証したいテーマを決定し、緊急時のシナリオを作成後、そのシナリオにどう対処するかを訓練しましょう。

ほかにも、災害発生時にどのような行動を取るかマニュアル手順などを確認する「計画・手順確認訓練」や、災害発生時を想定してシナリオどおりの対応を実践する「総合演習」も、BCPの成熟度を上げるシミュレーションです。

こうしたシミュレーションを活用し、BCPとBCMにギャップが生じないように、より高い精度ですり合わせておきましょう。さらにBCPの内容に不備や時間経過による機能不全がないよう、こまめに情報を更新していくことも重要です。

業務の優先順位を決めておく

緊急事態が起こってしまうと、イレギュラーの対応に追われてしまい、全業務を行う時間が取れないこともあります。そのため業務の優先順位を決めておくことも重要です。

まずは事業継続にあたって最優先すべき「中核事業」を設定してください。もっとも売り上げのある事業や、納期の遅延が甚大な被害を招く事業、信頼維持のために必要な事業が中核事業といえます。リソースが平常時の3割程度になっても続けるべき事業を目安にして選ぶといいでしょう。

次に、受注・部材在庫管理・出荷・配送・支払い・決済といった中核事業に必ず付随する「重要業務」を把握します。そのうえで、重要業務を継続するために必要な資源を導き出してください。

資源には人、モノ、金、情報などがあり、これらを「ボトルネック資源」と呼びます。ボトルネック資源を元に、被害状況の確認、代替手段での応急処置の検討、平常時に戻すための復旧作業を具体的に設定していくのです。

こうして優先順位に応じて分類を行い、必要業務を特定する作業を「ビジネスインパクト分析」といいます。ビジネスインパクト分析を行うことで、事業継続に必要な業務の把握、業務の優先順位づけ、各業務の目標復旧時間の算出ができます。

予算の確保

BCPの作成には費用が発生します。「システム費・備品・消耗品」などです。そのため予算の確保もしましょう。

予算の内訳は、人件費・コンサルティング費用・教育費・設備費・プロモーション費などです。BCPを作成しても直接的な利益にはつながりません。したがって中小企業にとっては、BCP作成予算をいかに確保するかは大きな課題といえるでしょう。

そこで活用したいのが、防災にかかわる費用の融資や保険料の優遇などの措置です。事業所建屋の耐震化や防災設備導入を進める企業は、こういった優遇制度の対象となる場合があります。BCPの作成予算確保に悩んでいる中小企業は、中小企業庁に相談してみてください。

BCPを社内に浸透させるプロモーション活動

BCPを作っても、社内にBCPを浸透させなければ、緊急事態に襲われたときに起動するまで時間がかかってしまいます。なぜなら従業員が動かない危険性があるからです。そのような状況を防ぐためにも、入念にプロモーション活動を行いましょう。

なおプロモーション活動は、チームを編成して進められる場合が多く、大半の企業では総務部が担当しています。しかし全部署に関係がある内容ですので、各部署で指揮を取るリーダー、サブリーダーを決めることが大切です。

プロモーション活動の内容は、防災に関する勉強会、応急救護活動の受講支援、防災対策セミナーへの参加支援などがあります。これらを一気に落とし込もうとすると中途半端になりますので、少しずつ展開していくことが大切です。

BCPを策定するとともに、災害関連の対策も忘れないようにしましょう。災害関連の対策の有無が、人命や業務に影響するからです。

具体的には次のような対策を怠らないようにしてください。

災害発生時のマニュアルを従業員に周知しておく

災害発生時のマニュアルは全従業員に共有するようにしましょう。そうすることで災害が起こったときに避難行動を取りやすくなります。

マニュアルは必ず文書化し、全従業員がいつでも確認できるようにします。携帯しやすいよう、ほどほどの分量で、かつ理解しやすい文章で書かれていることが望ましいでしょう。

また、緊急時のバックアップデータの取り扱い方法や連絡網、移動手順などの共有も事前に行っておきましょう。企業には労働契約法により「従業員の安全に配慮する義務」があります。災害対策マニュアルの策定と実践は、この安全配慮義務の履行そのものです。

食料などの備蓄

大規模な災害が起きると、交通機関の麻痺などにより帰宅できない従業員がでてきます。従業員が社屋に数日間寝泊まりできるように、食料や毛布、衣服、医薬品などを備蓄しておきましょう。

備蓄する際は、洪水などによる浸水被害で損失しないよう、高いところに保管してください。緊急時に物資を社員がスムーズに使えるよう、定期的に物資の場所と内容をチェックしておくことも大切です。

社内で行っている防災関連の取り組みを従業員にPRする

企業によっては、総務部などで防災関連の取り組みを行っているケースがあります。従業員が普段から閲覧しているサイトで、日頃から取り組みをPRするのも一つの手です。

社内報などを活用し、過去の災害から得た学びを用いて、自社の防災の注意喚起と啓発を行っている企業もあります。注意しなければならないのは、実際に作業を担う人の目線でそれが作られているかということです。内容が一方通行にならないよう、「実際に災害が起きたときに使える情報かどうか」に注意してください。

防災に関する知識が身につくアクティビティに取り組む

1人で自発的に防災について学ぼうという気概のある社員は稀です。そのため社内研修の一貫として、全社的にアクティビティやイベントに参加して、楽しみながら防災に関する知識を身につけるのも一つの手です。

IKUSAでも、防災に関する知識が楽しく身につくアクティビティを提供しています。
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オンラインやオフラインでイベントやセミナーを行うほか、家族や社員みんなで参加し、遊びを交えながら防災を学べる「おうち防災運動会」や「オンライン謎解き脱出ゲーム/リモ謎」など、法人向けの社内レクリエーション、研修、イベントも人気です。

イベントやアクティビティを上手に利用して、社内で楽しみながら防災の知識を身につけてみてはいかがでしょうか。

繰り返しますが、日本は世界有数の災害大国です。大地震や豪雨、台風など甚大な被害をもたらす自然災害がいつ起きても不思議ではありません。またこれからは、自然災害以外にもテロ攻撃などの人的脅威も想定しておく必要でしょう。

天災やテロ攻撃などの緊急事態でも、BCPに基づいて冷静に対処できれば、廃業のリスクを減らし、企業価値を向上できます。

中小企業庁では、BCPのフォーマットやテンプレートを公開しています。活用すればBCP導入のハードルがかなり下がるのでおすすめです。
中小企業庁「中小企業BCP策定運用指針」
BCPをまだ導入していない企業は、本記事を参考にしながら検討してみてはいかがでしょうか。資料をダウンロードするお問い合わせする